Gebruiken en besluiten van de ESAC

Financiëel beleid

Om de financiën van de vereniging te beheersen gelden een paar afspraken. Deze afspraken zijn vastgesteld op de ALV van 29 april 2015:

  • Wanneer je voor de vereniging uitgaven doet dienen deze binnen 30 dagen bij de penningmeester gedeclareerd te worden. De penningmeester kan uitzonderingen maken op deze regel, bijvoorbeeld in vakanties. Uitgaven tijdens klimweekenden moeten bij de klimcommissaris gedeclareerd worden.
  • Leden die 30 dagen na de eerste herinnering een openstaande betaling niet voldaan hebben worden uitgesloten van deelname aan activiteiten en kunnen geen materiaal meer huren.
  • De penningmeester levert bij de jaarlijkse afrekening een lijst met debiteuren ouder dan 12 maanden ter verantwoording aan de ALV
(29-4-15)

Tijdelijk lidmaatschap

Een nieuw lid heeft twee opties voor zijn/haar lidmaatschap: ‘normaal’ doorlopend lid of tijdelijk lid. Tijdelijk lidmaatschap wordt altijd voor minstens een vol kalenderjaar aangegaan. Leden die vanaf augustus aanmelden worden dan ook lid tot 31 december het jaar erna.

  • Ten eerste verlaagd dit de drempel om lid te worden, zeker voor tijdelijke (buitenlandse) studenten geldt dit. En is dit een reden om wél actief te worden binnen de ESAC.
  • Ten tweede kunnen we van deze leden eisen, dat ze vooraf moeten betalen in plaats van achteraf. Dit verspreidt het moment waarop inkomsten binnenkomen beter door het jaar heen.
  • En tot slot, hoeft de penningmeester een stuk minder vaak achter oud leden aan om hun achterstallige contributie te innen. Veel leden die van te voren al weten dat ze niet lang lid kunnen zijn (of hierover twijfelen) worden immers automatisch uitgeschreven. Aangezien de ESAC een heleboel debiteuren heeft openstaan, zal dit probleem op lange termijn hiermee geholpen worden.

Een tijdelijk lid heeft evenveel rechten en plichten als een ‘normaal’ doorlopend lid. De kosten voor het lidmaatschap zijn dus ook gewoon gelijk.

(29-4-15)

Buitengewoon lidmaatschap

Om te voorkomen dat er in de toekomst weer een situatie komt waarin de leden niet juist ingedeeld zijn wordt de termijn voor buitengewoon lid 1 jaar. In oktober/november zal er ieder jaar een mededeling komen aan de buitengewoon leden dat ze per 1 januari reünist worden. Tenzij er verlening wordt aangevraagd bij het bestuur en dat het bestuur die aanvraag inwilligt. Als de aanvraag afgekeurd word en de aanvrager is het daar niet mee eens kan er protest ingediend worden bij de eerstvolgende ALV. Reunisten die weer buitengewoon lid wensen te worden kunnen dit kenmaar maken bij het bestuur (29-4-15)

Contributie

De jaarlijkse contributie voor lidmaatschap van de ESAC wordt door de ALV gewijzigd op voorstel van het bestuur. De laatste wijziging is geweest op 29 april 2015. Sinds 1 augustus 2015 gelden daarom de volgende tarieven voor het lidmaatschap:

  • Leden: 25 euro per jaar
  • Buitengewoon leden: 25 euro per jaar
  • Reünisten: 20 euro per jaar
  • Lidmaatschap vanaf augustus: 10 euro
(29-4-15)

Bibliotheek

In de loop van de jaren heeft de ESAC een forse bibliotheek opgebouwd. De collectie, die je kan bekijken op dit adres, is vrij divers maar bevat onder andere de volgende onderdelen:

  • Gidsjes van klimgebieden in België, Duitsland en Frankrijk
  • Boeken met klimverhalen
  • Boekjes waarin de technische aspecten van het sportklimmen aan bod komen
  • Een stapel Rotpunkts (=tijdschrift over klimmen)
  • Kaarten van onder andere gebieden in de Alpen

Nieuwe leden zullen zich misschien afvragen: de ESAC-bibliotheek? Waar is die dan?

Die bevindt zich achter de trap bij de boulderwand in het sportcentrum. Daar staat een ESAC-kast vol met boeken, kaarten en een langspeelplaat en die wordt voor het gemak even de ESAC-bibliotheek genoemd.

De kast zit altijd op slot, net zoals je fiets altijd op slot staat. Er zijn een aantal sleutels van dit slot in de omloop binnen de ESAC. Zij horen echter bij de huidige bestuursleden te zijn. Als je dus iets wilt lenen, moet je je wenden tot een bestuurslid. Zij worden vaak op - en ook na - ESAC trainingen aangetroffen in het sportcentrum.

Dit bestuurslid kan je dan de regels voor het uitlenen van boeken en kaarten vertellen. Ik zal het hier ook alvast even uitleggen:

  • Aan de binnenkant van de kast hangt een lijst waarop je precies opschrijft wat je meeneemt. Dus nummer en naam van het boek, de datum van uitlenen en de naam (voor + ACHTERNAAM van de lener). Boeken terugbrengen gebeurt door de datum van terugbrengen in te vullen in het vakje "retour op".
  • De maximale uitleentermijn is 6 weken. D.w.z. dat de ESAC het boekje/kaart/kopie van klimgidsje etc. ook graag na 6 weken weer terug ziet. De huidige praktijk waarbij materiaal soms een half jaar (of nog langer) door één persoon geleend wordt, is daarmee verleden tijd. Er volgt een strengere controle dan tot nu toe gebruikelijk was.

Er kunnen altijd wel nieuwe gidsjes en kaarten worden aangekocht. Een lijst met het nieuwe materiaal zal via alle nieuwe media en communicatiestructuren die ons huidige technische maatschappij kent (blaat!) tot je komen. Of in normaal nederlands: de lijst komt op internet (http://esac.climbing.nl) en in de Karabinair te staan. Op de binnenkant van de biebkastdeur hangt altijd een up-to-date lijst en een lijst met nieuw aangekocht materiaal. Rest mij nog te vertellen dat suggesties voor nieuwe aankopen van harte welkom zijn bij de materiaalcommissaris(26-4-05)


Erelid / Lid van Verdienste

Notulen ALV m.b.t. Voorstel Erelid/Lid van Verdienste (wijziging op het voorstel). Om leden die zich buitengewoon voor de ESAC hebben ingezet te kunnen bedanken, wordt er voorgesteld om ze Erelid of Lid van Verdienste te maken. Tot nu toe waren alleen de oprichters Erelid. Verder is het Erelidmaatschap voor 10 jaar en niet permanent (zie statuten artikel 5 lid 4), de oprichters zijn hier al voorbij maar zijn nu nog steeds Erelid. Voor de oprichters kan misschien ook een uitzondering gemaakt worden en ze permanent Erelid maken.

Het voorstel is op de wisselings ALV van het 26e naar het 27e eind 2002 unaniem goed gekeurd. Het geeft een oplossing op veel discussies die in de voorgaande jaren gevoerd zijn.

Voorstel Erelid/Lid van Verdienste 
Om leden die zich buitengewoon voor de ESAC hebben ingezet te kunnen bedanken, wordt er voorgesteld om ze Erelid of Lid van Verdienste te maken.
Om erelid te kunnen worden moet je geen actieve ESAC'er meer zijn. Dit houdt in dat je geen gewoon- of buitengewoon lid meer kan zijn. Reunisten kunnen natuurlijk wel erelid worden.
Ereleden betalen geen contributie. Ereleden kunnen op de eerste ALV in het lustrumjaar worden aangedragen door het bestuur, of minimaal 5 gewone- en/of buitengewone leden (zie huishoudelijk reglement van de ESAC (gewijzigde versie 28-01-1997), alinea 6). De ALV stemt dan over het voorstel. Bij een meerderheid van minimaal 2/3 van de stemmen wordt de voorgedragen persoon erelid. Het erelid wordt pas op de Dies van het lustrumjaar officieel tot erelid benoemd.
Ereleden worden voor onbepaalde tijd benoemd (zie statuten artikel 5 lid 4). Tot nu toe zijn alleen de oprichters van de ESAC Erelid.

Omdat de stap om iemand tot erelid te benoemen eigenlijk te groot is (alleen de oprichters van de ESAC zijn ereleden) bestaat er het plan om leden "Lid van verdienste" te kunnen maken.
Leden van verdienste kunnen net zoals ereleden aangedragen worden door het bestuur of minimaal 5 gewone- en/of buitengewone leden. Dit kan op elke ALV gebeuren. De ALV stemt dan over het voorstel. Bij een meerderheid van minimaal 2/3 van de stemmen wordt de voorgedragen persoon lid van verdienste. Het voorgedragen lid is dan ook direct vanaf dat moment lid van verdienste. Leden van Verdienste worden tijdens de ALV benoemd. Een Lid van Verdienste kan lid zijn, maar moet ook nog gewoon contributie betalen. Lid van verdienste ben je voor 5 jaar. Dit is een eenmalige benoeming die niet verlengd kan worden.
Bij het aandragen van ereleden of leden van verdienste wordt vanzelfsprekend een verklaring verwacht van diegenen die de persoon aandragen.
Als dit voorstel wordt aangenomen wordt dit gezien als een verandering in het huishoudelijk reglement van de ESAC. Dit zal dan dus ook aangepast worden. (1-2-03)


NKBV regio bibliotheek

De NKBV heeft een regio bibliotheek die wekelijks bezocht kan worden door NKBV-leden. Deze bieb is uitgebreider dan die van de ESAC en hier kunnen gidsjes, kaarten, tijdschriften, enz ingezien of geleend worden (uitleentemijn is twee weken). De bibliotheek bevindt zich in zaal drie van gemeenschapshuis “De Ronde” Tongelresestraat 146 te Eindhoven. De bibliotheek is elke donderdagavond van 19.30 tot 21.30 geopend. Deze mededeling is eenmalig geplaats op aanvraag van de NKBV. Als je vragen hebt mail (5-1-02)

Dinsdagavond boulderburcht

Met het nieuwe collegejaar op komst wordt het weer tijd om te gaan klimmen op de Boulderburcht. De muur is open vanaf 20:00u tot ongeveer 22:30u. Je kunt in die tijd zelfstandig klimmen, touwtechnieken oefenen of boulderen. Er is steeds iemand van de Opcie aanwezig om je vragen over touwtechnieken en ander zaken omtrent klimmen te beantwoorden. Komend voorjaar zullen er een aantal thema-avonden zijn, waarop een specifiek thema behandeld wordt. Denk hierbij aan: het bouwen van een stand, abseilen, seilrolle in ijs enz (laatste wijz. 2010-07-05). (9-10-01)

Oude klimschoentjes

Heb je nog oude klimschoentjes liggen die je nooit meer gebruikt, geef ze dan aan de matco. Ze kunnen door nieuwe leden geleend worden bij b.v. introweekenden. (10-8-01)

Commissiewerk iets voor jou?

Binnen de ESAC is veel goed werk te doen om onze vereniging actief te houden. Zonder deze commissies kan de ESAC gewoonweg niet goed functioneren en dus zijn we afhankelijk van onze leden die zich hiervoor willen inzetten. Iets voor jou?

De Dutch Climbing Homepage (http://www.climbing.nl) en de zoeken leden. Ben je goed met internet en weet je ook wat over het onderwerp van de pagina (klimmen dus) is het misschien leuk om je bij de DCH en/of IC op te geven. Het commissiewerk varieert tussen technische ondersteuning van de server tot puur redactioneel werk voor onze sites. Stuur een mailtje naar de ().

Zoals jullie waarschijnlijk wel weten is de ESAC voor een groot deel van haar inkomsten afhankelijk van sponsors. Deze worden binnen gehaald door de (SpoCie). Deze commissie is dringend op zoek naar nieuwe leden die er voor willen zorgen dat de ESAC ook de volgende jaren nog kan blijven bestaan. Heb je interesse, meld je dan even bij het .

Naast de hier boven beschreven commissies heeft de ESAC nog veel meer commissies die altijd wel op zoek zijn naar man/vrouw-kracht. Heb je interesse? Spreek het bestuur aan tijdens een training, bel of ... (1-4-00)

Betalingen

De ESAC heeft twee rekeningen bij de Rabobank; één voor de penningmeester en één voor de klimcommissaris. Betalingen voor klimweekenden dienen te worden gedaan naar de klimco-rekening, de anderen naar de gewone rekening. De bankrekeningnummers zijn: 1170.52.485 voor algemene zaken en 1063.85.542 voor de weekenden. 

Omdat de ESAC niet bedoeld is om te fungeren als geldschieter, is het de bedoeling dat ESAC-activiteiten snel worden betaald. Om dit te stimuleren is er vanaf heden(11 maart 1999) de volgende regeling actief: als er binnen één maand, na een herinnering van de penningmeester, nog niet betaald is, wordt er f 5,- extra per maand in rekening gebracht! Snel betalen dus! (11-3-99)

Gevonden voorwerpen

Als je eens van een weekend terugkomt en je mist iets, dan zou het kunnen zijn dat je geliefde spulletjes terecht zijn gekomen bij de gevonden voorwerpen. De matco kan vertellen wat er zoal gevonden is. (1-1-99)

Betaling aan instructeurs

Het 23e ESAC-bestuur 'Friends Forever' is van mening dat mensen die een instructie verzorgen voor niet-ESAC'ers hiervoor een vergoeding mogen krijgen. Vanaf heden, 29 maart 1999, is dan ook besloten dat instructeurs f 7,50 krijgen per uur dat ze instructie geven. Deze regel geldt niet met terugwerkende kracht! (10-10-98)

Incasso-regeling

De ESAC heeft sinds zomer 1997 automatische incasso om geld te incasseren. Het is de bedoeling dat dat gebruikt wordt om makkelijk contributie te betalen, maar ook activiteiten kunnen hiermee 'betaald' worden. Neem als voorbeeld de laatste training: Je doet hieraan mee, maar hebt geen geld bij je, of niet genoeg. Dan kan de persoon die het geld regelt vragen of het via de incasso mag worden afgeschreven. Als je hier toestemming voor geeft wordt het binnen een maand van je rekening afgeschreven. De penningmeester kan je de datum vertellen waarop dat gebeurt.

Hier zijn de spelregels opgesomd. Deze houden vooral rechten in voor degene die moet betalen en plichten voor de ESAC.

  • Je kunt als je het niet met de afschrijving eens bent altijd het geld terug laten storten, zonder opgave van redenen. Je moet hiervoor dan binnen dertig dagen een gele terugboekingskaart halen bij de penningmeester of bij de bank en deze bij de bank afgeven.
  • Minstens één maand en maximaal twee maanden voordat de contributie wordt afgeschreven moet de penningmeester dit aankondigen aan degenen die de machtiging hebben getekend.
  • Als je de machting weer wilt intrekken meldt dit dan schriftelijk bij de penningmeester.
  • De ESAC mag een bedrag anders dan de jaarlijkse contributie pas afschrijven van je rekening nadat je daar (mondeling) toestemming voor hebt gegeven.
  • Er wordt geen geld afgeschreven als het saldo op je rekening niet toereikend is.
Even nog voor de goede orde. Je maakt het de penningmeester makkelijker door de machtiging te tekenen, je houdt controle over je eigen geld en het systeem van de acceptgiro's blijft voorlopig nog bestaan om de contributie te kunnen betalen. (1-8-97)