HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE EINDHOVENSE STUDENTEN ALPEN CLUB

Dit huishoudelijk reglement van de Eindhovense Studenten Alpen Club, hierna genoemd de vereniging, is gebaseerd op de statuten van de vereniging vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 20 december 1993 en in werking getreden op 7 december 1994. Dit reglement is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 11 november 1980 en in werking getreden op 11 november 1980. In de algemene ledenvergadering van mei 1988, 28 januari 1997, 19 februari 2014 en 8 maart 2016 zijn enkele artikelen gewijzigd.

 

Artikel 1: LEDEN

1. De vereniging bestaat uit 1) leden, 2) buitengewone leden, 3) ereleden en 4) begunstigers. Begunstigers zijn donateurs en/of reünisten.

2. Zij die lid dan wel buitengewoon lid wensen te worden van de vereniging geven zich als zodanig op bij de secretaris middels het aanmeldingsformulier. Het bestuur toetst of de kandidaat aan de in de statuten en in het huishoudelijk reglement genoemde eisen voldoet, of dat er uitzonderlijke redenen zijn om lidmaatschap te verlenen. Indien het bestuur negatief over deze aanvraag beslist, is het bestuur verplicht binnen 10 dagen na de beslissing aan de betreffende persoon schriftelijk 1) het negatieve besluit over de aanvraag en 2) de mogelijkheid op appèl bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering mede te delen.

3. Wanneer leden niet langer voldoen aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement voor het lidmaatschap, kunnen zij bij het bestuur een verzoek indienen om buitengewoon lid te worden. Het buitengewoon lidmaatschap wordt jaarlijks door het bestuur beoordeeld op basis van de bijdrage die persoon, als commissielid of kaderlid, in het afgelopen jaar heeft geleverd en/of in het komend jaar verwacht te leveren aan de vereniging.

4. De benoeming van ereleden geschiedt door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur of minimaal vijf leden van de vereniging, welk voorstel bij een stemming een meerderheid van tenminste 2/3 der uitgebrachte stemmen moet krijgen.

5. Donateurs zijn zij die de vereniging een geldelijke bijdrage schenken.

6. Reünisten zijn zij die, na het beëindigen van het lidmaatschap, door het bestuur niet als buitengewoon lid zijn toegelaten of zij wiens buitengewoon lidmaatschap niet is verlengd en aan het bestuur de wens te kennen gegeven hebben om als reünist toegelaten te worden. Zij hebben zich bereid verklaard de vereniging financieel te steunen met een minimum bijdrage ter hoogte van een door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag.

7. De rechten van ieder niet geschorst lid zijn:

a. Deelname aan alle verenigingsactiviteiten.

b. Gebruikmaken van het materiaal van de vereniging behoudens het in het materiaalreglement bepaalde.

c. Het bijwonen van de algemene ledenvergaderingen en het recht daar het woord te voeren, voorstellen te doen en te interpelleren over elke aangelegenheid de vereniging of haar leden betreffend.

d. Het recht op appèl op alle opgelegde straffen bij het bestuur en/of de algemene ledenvergadering.

e. Benoembaarheid tot alle betrekkingen voor zover de statuten of dit reglement dit niet anders bepalen.

f. Het stemrecht in het algemeen en het passief stemrecht voor bestuursfuncties.

g. Alle andere rechten hem door de statuten en dit reglement geschonken.

8. De rechten van de buitengewone leden zijn de in artikel 1 lid 7 sub. a, b, c, d, e, g, van dit reglement genoemde rechten.

9. De rechten van de ereleden zijn de in artikel 1 lid 7 sub. a, b, c, d genoemde rechten.

10. De rechten van de reünisten zijn de in artikel 1 lid 7 sub. a, b, c, d, genoemde rechten.

11. De plichten van ieder lid en buitengewoon lid zijn:

a. Een sportkaart te bezitten van het SSC, zolang het SSC een redelijke hoeveelheid faciliteiten aanbiedt voor bolderen, sportklimmen en in mindere mate voor het alpinisme. De redelijkheid van de aangeboden faciliteiten wordt getoetst door de algemene ledenvergadering.

 

Artikel 2: TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR

1. Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement en is verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering voor haar beleid. Verder dient het bestuur het jaarverslag uit te brengen op de jaarvergadering.

2. De voorzitter leidt de vergaderingen en is belast met de coördinatie van de taken van het bestuur voor zover niet anders is besloten binnen het bestuur.

3. De secretaris is belast met het notuleren van de bestuursvergaderingen en het voeren van de correspondentie van de vereniging. De secretaris bewaart alle ingekomen stukken en houdt een kopie van de uitgaande. De secretaris is verder belast met alle schriftelijke arbeid, voor zover niet tot de werkkring van andere functionarissen behorend.

4. De penningmeester is belast met het beheren van de geldmiddelen, het bijhouden van de financiële situatie van de vereniging, het uitbrengen van het financiële jaarverslag op de algemene ledenvergaderingen en het voorleggen aan de algemene ledenvergadering van de begroting voor het nieuwe boekjaar.

a. De penningmeester kan niet uit zijn functie ontheven worden zolang de jaarrekening niet is vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

5. De materiaalcommissaris is lid van het bestuur en wordt door de algemene ledenvergadering in functie benoemd.

a. De materiaalcommissaris is verantwoordelijk voor het beheer, de instandhouding en het onderhoud van het depot.

b. De materiaalcommissaris houdt het materiaalboek met namen, leendata, bijzonderheden en geleend of aangeschaft dan wel afgevoerd materiaal op orde.

c. De materiaalcommissaris is gerechtigd om binnen het hem toegestane aankopen te doen. Dit budget wordt vastgelegd in de jaarlijkse begroting, welke door de algemene ledenvergadering dient te worden goedgekeurd. Met betrekking tot het overschrijden van dit budget, alsmede met betrekking tot het doen van uitgaven in de periode liggende tussen aanvang van het verenigingsjaar en tijdstip van vaststelling van de nieuwe begroting door de algemene ledenvergadering, gelden dezelfde voorwaarden als genoemd in artikel 3 lid 1 van het huishoudelijk reglement.

 

Artikel 3: FINANCIËN

1. Het bestuur houdt zich aan de in de algemene ledenvergadering vastgestelde begroting. Het bestuur is bevoegd, mits de middelen dit toelaten en de omstandigheden dit vereisen, iedere begrote uitgavenpost met 20%, met een maximum van €500, te overschrijden. In de periode tussen aanvang van het verenigingsjaar en het tijdstip van vaststelling van de nieuwe begroting door de algemene ledenvergadering is het bestuur bevoegd te handelen op basis van de goedgekeurde begroting van het voorafgaande jaar.

2. De contributies worden vastgesteld op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering.

3. De contributie wordt ontvangen door de penningmeester. Deze kan aan de leden van de vereniging een rekening courant ter beschikking stellen waarmee dezen activiteiten ten behoeve van de vereniging kunnen financieren. De penningmeester kan voorwaarden stellen en behoudt de volledige verantwoordelijkheid over deze rekening. Deze leden zijn verantwoording schuldig aan de penningmeester over hun financiële beleid betreffende de vereniging.

 

Artikel 4: ALGEMENE LEDENVERGADERING

8. De algemene ledenvergadering is alleen toegankelijk voor leden, buitengewone leden, ereleden en reünisten. Slechts met goedkeuring van de algemene ledenvergadering kunnen andere personen worden toegelaten.

9. Op een algemene ledenvergadering kan geen stemming plaatsvinden dan over een voorstel dat op de agenda staat.

10. De voorzitter leidt de vergaderingen, leidt de orde van de dag, heeft het recht debatten te sluiten ofschoon hij ze op verzoek van tenminste de helft van de aanwezigen moet heropenen. Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. Hij heeft het recht de vergadering te schorsen en bij lange duur te verdagen en hij heeft het recht een aanwezige die na tot de orde te zijn geroepen en daaraan geen gevolg geeft het woord te ontnemen en/of te gelasten de vergadering te verlaten.

11. Het bestuur benoemt uit de aanwezigen bij aanvang van de vergadering een ordecommissaris die belast is met het handhaven van de orde. Hij draagt er onder andere zorg voor dat de aanwezigen hun handtekening zetten onder de presentielijst.

12. Indien een der aanwezigen vermoedt dat er in strijd met de statuten of dit reglement gehandeld wordt, kan hij dit in de vorm van een punt van de orde naar voren brengen. Dit punt heeft de hoogste prioriteit.

13. De algemene ledenvergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur. De termijn voor de oproeping bedraagt minstens tien dagen.

14. Minstens tien dagen voor de algemene ledenvergadering worden de te behandelen onderwerpen bekend gemaakt en dienen alle documenten die in stemming worden gebracht ter inzage te liggen bij het bestuur.

15. Binnen een termijn van vier weken na de algemene ledenvergadering dienen de notulen ter inzage te liggen bij het bestuur.

 

Artikel 5: COMMISSIES

1. Het bestuur kan adviseurs‐en bestuurscommissies van twee of meer leden, buitengewoon leden en/of reünisten benoemen, en stelt taak en mandaat vast van adviseurs‐en bestuurscommissies. De adviseurs‐en bestuurscommissies leggen tenminste eenmaal per jaar schriftelijk verantwoording af aan het bestuur. Het bestuur is voor het doen en laten van de adviseurs‐en bestuurscommissies verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering.

2. De algemene ledenvergadering kan verenigingscommissies van twee of meer leden, buitengewoon leden en/of reünisten benoemen en verenigingscommissarissen. De algemene ledenvergadering stelt taak en mandaat vast van die verenigingscommissies en ‐commissarissen. De verenigingscommissies en ‐commissarissen leggen tenminste eenmaal per jaar mondeling verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.

 

Artikel 6: REGLEMENTEN

1. Alle zaken betreffende het materiaal en het materiaaldepot zijn geregeld in het door de algemene ledenvergadering vastgestelde materiaalreglement.

 

Artikel 7: SLOTBEPALINGEN

1. In geval van ernstige overtreding van één of meer artikelen van de statuten of dit huishoudelijk reglement, is het bestuur bevoegd de overtreder een straf op te leggen. De straf treedt in werking op het moment dat de overtreder de straf schriftelijk krijgt medegedeeld. Onder straffen dient te worden verstaan: schorsing, ontzeggen van het lidmaatschap en/of verwijdering uit de algemene ledenvergadering.

2. Een wijziging in het huishoudelijk reglement treedt in werking direct nadat de wijziging door de algemene ledenvergadering is vastgesteld.

3. Een amendement op een wijziging in het huishoudelijk reglement dient schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend minstens drie dagen voor aanvang van de algemene ledenvergadering waarin de wijziging besproken zal worden.

4. In gevallen waarin de wet, de statuten of dit reglement niet voorzien of bij geschil omtrent de toepassing van het huishoudelijk reglement beslist het bestuur.


De statuten der ESAC waarnaar wordt verwezen, zijn hier te vinden.