ESAC Materiaalreglement

Het doel van dit reglement is duidelijkheid verschaffen omtrent de verplichtingen van de materiaalcommissaris en de rechten en plichten van gebruikers van ESAC-materiaal. Zoals vermeld in het Huishoudelijk Reglement artikel 6 lid 1 is dit reglement vastgesteld door de algemene ledenvergadering van 24 april 1996. In de algemene ledenvergaderingen van 19 februari 2014, 6 oktober 2015, 8 maart 2016 en 24 november 2016 zijn enkele artikelen gewijzigd. Indien dit reglement in strijd is met de huidig geldende statuten of het huishoudelijk reglement van de ESAC of de NSAC, zijn de statuten of het huishoudelijk reglement van de ESAC of de NSAC leidend en dient het materiaalreglement herzien te worden.

 

Artikel 1: Het ESAC-materiaal

1. Voor ESAC-materiaal geldt de volgende splitsing.

a. De bibliotheek, hiervoor geldt artikel 1, 2, 3, 4, en 8 van dit reglement.

b. Het materiaaldepot, hiervoor geldt artikel 1, 2, 3, 5, 6, 7 en 8 van dit reglement.

 

Artikel 2: De materiaalcommissaris

1. De materiaalcommissaris wordt benoemd uit de leden en maakt deel uit van het bestuur. De rechten en plichten van de materiaalcommissaris zijn benoemd in het Huishoudelijk Reglement artikel 5.

2. De materiaalcommissaris is verantwoordelijk voor het beheer, de instandhouding en het onderhoud van het materiaaldepot en de bibliotheek. Het bestuur beoordeelt het huidige materiaalbestand en beslist hoeveel en welke aankopen gedaan moeten worden.

 

Artikel 3: Materiaaldepot

1. Er wordt enkel materiaal toegevoegd aan het depot door:

a. Schenking

b. Aankoop

2. Er wordt enkel materiaal afgeschreven door:

a. Vernietiging

b. Verkoop per opbod aan de algemene ledenvergadering

c. Donatie aan het Studenten Sport Centrum

3. Een touw wordt enkel afgeschreven wanneer

a. Het touw de volgende leeftijd heeft bereikt (tijd sinds de aanschafdatum):

- Drie jaar voor enkeltouw.

- Vijf jaar voor dubbeltouw/halftouw/tweelingtouw.

b. Het slechte plekken vertoont en afsnijden van deze delen het touw te kort maakt voor normaal gebruik.

c. Het touw in aanraking met chemicaliën (bijvoorbeeld benzine of zuur) is geweest.

d. Het touw naar oordeel van de materiaalcommissaris onbruikbaar is geworden.

 

Artikel 4: De Bibliotheek

1. De bibliotheek staat kosteloos ter beschikking voor ESAC-leden en ESAC-reünisten en de materiaalcommissaris is verantwoordelijk voor de in stand houding van de bibliotheek. Voor het gebruik van de bibliotheek gelden de volgende rechten en plichten:

a. De maximale uitleentermijn bedraagt 6 weken en indien de termijn overschreden wordt, stelt de materiaalcommissaris een door de lener verschuldigd bedrag vast.

b. Bij verlies of beschadiging van bibliotheekmateriaal, is de lener het volgende bedrag verschuldigd:

- Indien er nog geen nieuwe herziene uitgave is uitgegeven, bedraagt de dagwaarde 100% van de vervangingswaarde.

- Indien er een herziene uitgave is, bedraagt de dagwaarde 75% van de vervangingswaarde.

- Bij elke volgende herziene uitgave bedraagt de dagwaarde 50% van de vervangingswaarde.

 

Artikel 5: Uitlenen van ESAC-materiaal

1. De volgende volgorde van prioriteit wordt aangehouden voor het uitlenen van ESAC-materiaal.

a. Leden van de ESAC ten behoeve van NSAC-opleidingen

b. Leden van de ESAC ten behoeve van ESAC-activiteiten

c. Reünisten van de ESAC ten behoeve van NSAC-opleidingen

d. Reünisten van de ESAC ten behoeve van ESAC-activiteiten

e. Leden van de ESAC ten behoeve van privé-activiteiten

f. Reünisten van de ESAC ten behoeve van privé-activiteiten

g. Leden van andere SAC’s

2. Voor activiteiten genoemd onder lid 1 a, b, c en d stelt de materiaalcommissaris het ESAC-materiaal kosteloos ter beschikking. De aansprakelijkheid voor schade aan of verlies van het geleende materiaal berust bij de vereniging, behoudens nalatigheid van de huurder.

3. Voor activiteiten als benoemd onder lid 1 e, f en g stelt de materiaalcommissaris een huurprijs vast. Deze wordt gecommuniceerd via het verhuurcontract welke ondertekend wordt door de huurder. De aansprakelijkheid voor schade aan of verlies van het geleend materiaal berust bij de huurder.

4. Reserveringen van ESAC-materiaal worden pas 1 week voor de verhuurdatum definitief.

5. De staat van het materiaal dient voor inlevering gecontroleerd te worden door de huurder. Indien er beschadigingen worden geconstateerd dient dit bij inlevering gemeld te worden aan de materiaalcommissaris.

6. De materiaalcommissaris int in samenwerking met de penningmeester de verschuldigde bedragen viermaal per jaar via automatische incasso en communiceert de incassodatum tenminste 1 week van te voren met de huurders. Hiervan kan afgeweken worden doormiddel van contante betaling bij ophalen/inleveren van het materiaal.

7. Materiaalverhuur aan niet-ESAC'ers

De materiaalcommissaris kan voor verhuur van materiaal aan externen of leden van de Nederlandse Studenten Alpen Club een borgbedrag vereisen. Deze wordt inclusief het huurbedrag voorafgaand aan het ophalen voldaan per bankoverschrijving. De hoogte van het borgbedrag wordt bepaald door de materiaalcommissaris en staat in relatie met de waarde van het te verhuren materiaal.

 

Artikel 6: Aanvullende bepalingen met betrekking tot de verhuur

1. Indien het hierna genoemde materiaal niet voor opleidingsactiviteiten wordt gebruikt, gelden de volgende regels. Opleidingsactiviteiten moeten onder toezicht staan van bevoegd kader of door de Opleidingscommissie voor materiaalhuur zijn erkend.

a. Touwen mogen voor sportklimgebruik enkel gehuurd worden door een sportklimbegeleider outdoor of een sportkliminstructeur outdoor voorklimmen of met goedkeuring van een sportkliminstructeur. Voor alpien gebruik mag een touw enkel gehuurd worden indien de huurder minimaal een C1-cursus heeft afgerond of over aantoonbaar gelijke ervaring beschikt, te beoordelen door een alpien instructeur.

b. Materiaal voor adventure klimmen, hierna te noemen AK, mag enkel gehuurd worden indien de huurder een klimvaardigheidsbewijs AK of Trad bezit, met goed gevolg een C2-cursus heeft afgerond of aantoonbaar gelijk niveau bezit. Aantoonbaar gelijk niveau is voor trad klimmen ter beoordeling van een sportkliminstructeur met AK- of Trad-licentie en voor alpien gebruik ter beoordeling van een alpiene instructeur zomer.

 

Artikel 7: Schade of verlies van geleend materiaal

1. Bij schade aan gehuurd materiaal dient de huurder de reparatiekosten van het materiaal te vergoeden indien deze lager zijn dan de onder lid 2 genoemde vervangingswaarde. In andere gevallen dient de huurder de vervangingswaarde te betalen.

2. Bij verlies van gehuurd materiaal dient de huurder de vervangingswaarde van het materiaal te betalen. De vervangingswaarde wordt op de volgende manier bepaald:

Vervangingswaarde = Nieuwprijs * ( 1 - ( Leeftijd / Afschrijvingstermijn ) )

3. Het bestuur is verantwoordelijk voor het bepalen van de afschrijvingstermijn van al het ESAC-materiaal. De nieuwprijs, leeftijd en de afschrijvingstermijn van al het ESAC-materiaal wordt door de materiaalcommissaris bijgehouden en zijn op aanvraag in te zien.

4. In alle gevallen geldt een restwaarde bepaald door de materiaalcommissaris in overeenstemming met het bestuur.

 

Artikel 8: Slotbepalingen

1. De ESAC aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade of letsel voortvloeiend uit het verhuren dan wel uitlenen van haar materiaal.

2. In alle gevallen waarin dit materiaalregelement niet voorziet, of waarbij er twijfel kan ontstaan, beslist het bestuur.